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The Zoom social etiquette guide

By Bryan Lufkin, 29th April 2020

From online parties to happy hour with colleagues, here are the coronavirus-era social faux pas to avoid.

It’s Saturday night, your cocktails are ready and you’re about to throw a party with a couple dozen friends. It’s also your seventh straight week in mandatory lockdown amid the Covid-19 pandemic.

That means you’re throwing the party virtually on Zoom ­– and it’s going great until you realise people keep talking over each other, others feel ignored and start scrolling on their phones, half the guests don’t know each other and the other half have loud housemates clanging dishes in the background.

Video chat is now the go-to outlet for many social distancers craving social interaction. But having a successful fête isn’t only a question of hopping on camera with friends and kicking off. Social grace is a big part of a successful virtual party – and etiquette doesn’t go out the door just because you’re in your pyjamas in front of a webcam.

Introduce everyone; ignore no one

The most noticeable difference between in-person socialising and the video calls we’ve had to rapidly adjust to overnight? Just how jarring the whole transition is.

Gone are the days during which you can mingle or bounce between different groups, or introduce yourself to new people at your leisure. Instead, the second you click ‘Join Meeting’, you’re abruptly thrust in front of potentially dozens of faces staring straight at you, Brady Bunch-style.

“A lot of times [in
person], you will float between one table or booth to the next and talk to one or two people at a time,” says Carla Bevins, a professor at Carnegie Mellon University in the US city of Pittsburgh, who specialises in business communication. “All of a sudden, it flattens out when you’re on a Zoom happy hour. You have your Zoom-tinis going, and everybody’s looking at you all at once. It’s a whole different dynamic.”

Birthday parties, like the one seen here in California this month, have largely taken to video chats as much of the planet shelters in place (Credit: Getty Images)

This is particularly problematic if not everyone on the call knows each other – Zoom itself recommends short ice-breaking sessions for everyone to introduce themselves on so-called “mega meetings” of 20 people or more. Which leads to something that’s social etiquette 101: be sure to introduce everyone individually to the group.

Luckily, Zoom makes it easy for you to do this each time someone new joins the event.

“I like to utilise the wait room,” says Tamiko Zablith, founder and principal consultant of Minding Manners International, a division of the International Etiquette and Protocol Academy of London. “For security reasons, first of all – it means outsiders don’t come crashing into your meeting.” (Which is good, considering the recent scrutiny over security issues on Zoom.) But also, “you can let people come in one at a time, and then you can take that time to introduce them to the group as well. One of the faux pas I find is that a lot of people are not doing that: you end up having 45 people on a call and you have no idea who row 3, square 7 is, because they haven’t been properly introduced”.

It’s absolutely crucial to be extra considerate of the time of others – be it your BFF or your boss

“As each person pops on, I will name them,” says Bevins. “’Hi Bryan, it’s good see you. How are things going?”

And, host or not, be sure to give personal attention when it’s time to leave, too.

“Take as much time when you leave a group as you did when you joined the group. Just don’t say, ‘Oh, I’m out now’ and click ‘End Meeting’,” says Zablith. “Take a minute to say: ‘Jennifer, John’ – so I’m finding John on the screen – ‘John, it’s been really nice chatting with you. Robert, down there – really great to have met you’. That way you leave them feeling recognised, but it makes you look a bit more distinguished as well.”

Learn the art of the pause

Another wildly disorienting thing about Zoom parties: everyone has to talk one at a time. There’s no chance for small groups to organically form, for ambient banter to fill a room, or for guests to talk simultaneously and asynchronously. The whole group, no matter how large, can only listen to one person at a time.

Be aware of this and be comfortable with it. “It’s okay to have those quiet spaces,” says Bevins. “Other [guests] may just sit and listen for a while. It’s a whole different dynamic from everybody being ‘on’.”

That’s why putting pauses in your speech is critical, especially since lagging internet speeds or weird audio may mean it’s easy for someone to talk over someone else, drowning out what they have to say to the group.

“If the internet is a bit dodgy, you have those intermittent signals. If I keep rambling, and the other person starts, there’s that delay,” says Zablith. “Work those pauses into your conversation.”

If you find yourself in a politeness contest with someone who’s speaking at the same time as you – “no, you go ahead” – try using Zoom’s “raise hand” function, or try using that side chat again.

“If you start talking over someone and it gets into a politeness war, put a note in the chat that the other person can go ahead with their ideas,” says Bevins. “You can then write your idea in the chat, so your train of thought is not lost. The moderator can come back to your point and ensure that your ideas are heard.”

A virtual dinner party in France last month. Experts say basic social etiquette transfers to this new era of socialising, too (Credit: Getty Images)

Take conversations to the side

At parties in real life, you may be someone’s plus one and you might not know the vast majority of people at the party – and you definitely won’t know all the awkward nuances, like who recently broke up with whom, or which topics are taboo. Ideally, your companion would fill you in ahead of time, or they’d whisper it to you the next time you made a break for the snack table. You can’t have those quick side-confabs online.

Or can you? In these delicate intel-gathering social scenarios, Zoom could be a boon: it has that text chat feature where you can send a direct message to the host or one of your friends. Telepathy unfortunately does not exist, so the chat tool comes in as a handy option if you have something private to say. (Just quadruple or even quintuple-check you’re sending a private message and not one to the whole party.)

“Use the chat and chat with each other on the side. ‘Hey, it’s so good to see you. I saw you had your friends on, too. Who are they, what do I need to know, are there topics that are off limits?’” Bevins says. “Have that side conversation through the technology.”

Know when to change backgrounds

We all know Zoom’s backgrounds that make you seem like you’re in outer space or floating above the Golden Gate Bridge. Instead of just adding some goofy flair to a Zoom party, it can actually be a courtesy to eliminate distractions behind you.

Hiding those dirty dishes or pizza boxes, or obscuring other members of the household coming and going, eliminates distractions and makes the other people feel like they’re getting your full attention. That even applies to chat etiquette in a work context: these frivolous-seeming add-ons can actually be part of being polite as long as they’re not wacky.

Gone are the days during which you can mingle or bounce between different groups, or introduce yourself to new people at your leisure

“Wouldn’t it be better if that distraction just wasn’t there?” Zablith says, pointing to the advantage of virtual backgrounds being able to hide anything unsightly behind you. For Bevins, virtual backgrounds can also provide a sense of comfort or normalcy to the audience – she uses images of the Carnegie Mellon campus when she’s on a call with her students, even though the university has been shut down due to the pandemic.

Practice punctuality

It’s good practice, of course – your friends get annoyed when you’re late for a movie in person, and the same applies on Zoom. But it applies to social settings, too. To avoid being late (even if you’re at your computer on time), take a few minutes ahead of the call or party (especially if you’re the host) to test your settings and re-check your internet.

Just as video calls for work have become the norm for many of us, so too have they now defined social interactions with friends and family (Credit: Getty Images)

Plus, in the age of Covid-19, many people often have several back-to-back social calls with close family members or friends flung miles and miles apart from each other across time zones and potentially continents. So, it’s absolutely crucial to be extra considerate of the time of others – be it your BFF or your boss.

“We are on so many more Zoom calls right now,” says Bevins. “We have to respect our time.”

More tricks of the trade

All the other social basics apply as much online as they do offline. For example, Zablith describes the “tennis match rule”, in which you make sure you keep returning the “tennis ball” of conversation back to the other person regularly. Also, don’t forget other crucial pieces of how to look good on Zoom: give yourself lots of flattering, head-on natural lighting, and make sure your webcam is eye level or higher.

Remember, even with all of the technology available to us to stay social in unprecedented isolation, it’s still easy to feel overwhelmed and despondent. But if you remember to be respectful, polite and inclusive on video calls, no matter how casual the setting, you’ll really get the most out of these valuable social interactions in the era of a pandemic.

“If you can collect that good energy, and save it for later – because, let’s face it, we’re going to have good days and we’re going to have not so good days” as we navigate life in the pandemic, Bevins says. It could make all the difference. “You hold that positive feeling, energy, whatever you want to call it, so when you’re not feeling so hot – that can help.”

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Wie CEOs sich in sozialen Netzwerken richtig verhalten

Von Malik Riaz Hai Naveed:29. April 2020

Immer noch halten viele CEOs ihre Präsenz in sozialen Medien für verzichtbar. Dabei wären sie die effektivsten Reputationsmanager. Fünf Tipps, wie der Auftritt des CEO in den Social-Channels gelingt.

Text: W&V Leserautor

Malik Riaz Hai Naveed ist Gründer und Geschäftsführer der Hai-Class Agency in Hamburg.Malik Riaz Hai Naveed ist Gründer und Geschäftsführer der Hai-Class Agency in Hamburg.

Foto: Hai-Class Agency

Oft wird abfällig von “zwitschernden” CEOs gesprochen, wenn sich Vorstände entscheiden, einen Twitter-Account einzurichten und diesen auch zu nutzen. Allein diese Tatsache zeigt, dass Social-Media-Kommunikation auf CEO-Ebene häufig belächelt und deren Stellenwert nicht ernst genommen wird. Aber gerade jetzt in der Krise sollten CEOs als Kapitäne auf die Brücke gehen.

Anfang April hat die Macromedia Hochschule eine Pilot-Studieherausgebracht, in der sie erstmals 30 Dax-CEOs nach ihrem Erfolg auf Social-Media-Kanälen wie LinkedIn und Twitter bewertete. Das Ergebnis ist ernüchternd: Mit 3,7 von 10 Punkten war Jennifer Morgan von SAP die am besten Bewertete von allen. Das half ihr zwar auch nicht mehr, als sie wenige Tage später aus dem Vorstand entlassen wurde. Aber 13 der 31 Konzernlenker sind auf keiner einzigen Plattform vertreten, acht nutzen nur einen Kanal.

Der CEO als höchster Reputationsmanager

Dass es auch anders geht, hat Opel mit Ex-CEO Karl-Thomas Neumanngezeigt, der als oberster Reputationsmanager Twitter aktiv nutzte und so auch dem Brand-Image von Opel positiv helfen konnte. Ein Highlight war, dass Neumann über den Twitter-Kanal seinen Nachfolger präsentiert hat.

Fehlende Sichtbarkeit der CEOs hat auch Frank Dopheide kritisiert, denn trotz riesiger Kommunikationsabteilungen ist die Wirtschaftselite Deutschlands der Allgemeinheit weder mit Namen noch mit Gesicht bekannt. Gerade jetzt in der Krise “gehört der Kapitän an Deck. Jetzt gilt es, vor der Mannschaft und vor aller Augen das Steuer fest in die Hand nehmen.” Absolut richtig, denn was schafft mehr Vertrauen als Kommunikation auf Augenhöhe von Mensch zu Mensch? Ein trockener Intranet-Eintrag à la “Wird schon werden” hilft sicher nicht.

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Myths About Leadership That Need to Stop!

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie sich nicht von Natur aus für eine “große Führungskraft” halten. Es ist völlig in Ordnung, wenn man das Gefühl hat, dass es da draußen andere gibt, die besser für Führungsrollen geeignet sind, und in der Tat sehen sich nur wenige von uns als natürlich geborene Führer, bis wir in diese Rolle gedrängt werden.

Die gute Nachricht ist, dass die meisten Führungspersönlichkeiten eher geschaffen als geboren werden, und das bedeutet, dass Sie die notwendigen Fähigkeiten sozusagen “on the job” entwickeln können. Dazu gehört auch, dass Sie Ihre Forschung betreiben, was Sie gerade tun… gut gemacht!

Was aber leider nicht hilft, ist die Tatsache, dass es eine Menge Fehlinformationen gibt, die uns die Sache erschweren. Es gibt viele vorherrschende Mythen über die Führung, die nichts anderes tun, als uns auf den falschen Kurs zu lenken. Hier sind einige der schlimmsten…

Anführer sein bedeutet Schreien

Eine Sache, die die Menschen denken, ist, dass ein Führer zu sein bedeutet, “das Sagen zu haben”, und dass dies wiederum bedeutet, ihre Autorität zu unterdrücken und die Leute anzuschreien, um sie, wenn nötig, zu tadeln.

Aber während dies in den 50er Jahren vielleicht noch zutraf, ist es heute ein völlig veralteter Ansatz. Zunächst einmal lässt das Schreien Sie einfach außer Kontrolle und emotional erscheinen – statt ruhig und gelassen.

Außerdem suggeriert das Schreien, dass man für jemand anderen verantwortlich ist, was nicht der Fall ist. Sie sind nur in einer Position, in der Sie die nächste Vorgehensweise wählen können. Dies ist auf eine Vereinbarung zwischen Ihnen und der von Ihnen beauftragten Person zurückzuführen, und diese kann sich ebenso wie Sie jederzeit dafür entscheiden, diese Vereinbarung zu beenden. Behandeln Sie Menschen mit Respekt, auch wenn sie nicht auf die Vernunft hören.

Führungskräfte sollten “einer der Jungs” sein.

Umgekehrt ist es jedoch nicht angebracht, zu versuchen, mit Ihrem Team “Kumpel” zu sein. Das klingt zwar verlockend, aber in Wirklichkeit wird es zu mehr Problemen führen. Es macht es schwieriger, wenn Sie harte Entscheidungen treffen müssen, es kann zu Vorwürfen führen, dass Ihre persönlichen Gefühle im Weg stehen, und es kann manchmal eine Grenze überschreiten und zu Respektlosigkeit führen. Seien Sie freundlich, aber versuchen Sie, zumindest im Büro Geschäft und Vergnügen zu trennen.

Eine Führungskraft zu sein bedeutet, mutig und tapfer zu sein.

Eine Führungspersönlichkeit zu sein, bedeutet nicht, dass man mutig und tapfer sein muss. Es bedeutet nicht, dass man breite Schultern und eine massive Brust oder unendliches Vertrauen haben muss.

Alle Führungspersönlichkeiten sind menschlich (außer Optimus Prime), und das bedeutet, dass sie Schwächen, Charakterfehler und Selbstzweifel haben, genau wie alle anderen auch. Als Führungskraft geht es nicht darum, wer man ist, sondern darum, was man tut!

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So erkennst du eine inkompetente Führungskraft

Marinela Potor, 19. März 2020

Kann man eine inkompetente Führungskraft im Unternehmen leicht erkennen? Eine neue Studie des Harvard Business Review sagt: Ja. Aber viele Unternehmen wollen das offenbar gar nicht.

„Der Fisch stinkt vom Kopf.“ Das klingt natürlich etwas platt, wenn es um Führungsqualitäten geht. Doch im Sprichwort steckt viel Wahres. Denn häufig versagen Unternehmen nicht, weil ihre Mitarbeiter schlecht sind, sondern vielmehr, weil sie inkompetente Vorgesetzte haben.

Schließlich sind es die Menschen in den Chefetagen, vom CEO bis zum Abteilungsleiter, die die wichtigen Entscheidungen im Unternehmen treffen, die Unternehmenskultur vorleben und dementsprechend für die Ergebnisse in einer Firma verantwortlich sind.
Versagen also die Chefs, spiegelt sich das im Verhalten der Mitarbeiter wider: Niedriges Engagement, schlechte Leistungen und fehlende Motivation sind oft die Folge.

Doch woran erkennst du inkompetente Chefs? An zu viel Selbstvertrauen!

Inkompetente Führungskraft überschätzt sich selbst

Das mag zunächst unlogisch klingen. Schließlich will niemand Anführer haben, die ängstlich sind oder ständig an ihren Entscheidungen zweifeln.

Doch eine aktuelle Studie des Harvard Business Review legt nahe, dass wir viel zu häufig Selbstbewusstsein mit Selbstüberschätzung verwechseln – und das dann auch noch als gute Führungsqualität ansehen.

Selbstüberschätzung ist aber eigentlich das Gegenteil eines kompetenten Chefs. Denn wer glaubt, er könne alles und mache keine Fehler, der ist weder kritik- oder kommunikations-, noch lernfähig. Genau das wären aber eigentlich wichtige Qualitäten für eine Führungskraft.

Stell dir vor, der CEO in deinem Unternehmen beschließt, das Produkt-Portfolio zu erweitern. Nach ein paar Monaten ist klar: Das funktioniert nicht. Die neue Produktlinie ist zu teuer und bringt nicht genug Gewinne ein.

Ein guter Manager würde das einsehen oder zumindest auf Kritik im Unternehmen hören und entsprechend den Fehler korrigieren. Doch was tut ein Chef, der sich selbst überschätzt? Genau! Er hört nicht mal zu, sieht seinen Fehler nicht ein und sorgt dadurch für noch höhere Verluste im Unternehmen.

Wie kann man also herausfinden, ob jemand wirklich ein guter Boss ist oder sich selbst überschätzt? Die Harvard Business Review schlägt vor: mit einem ganz einfachen Test.

Bist du zu talentiert, um bescheiden zu sein?

Dieser Test besteht aus neun simplen Fragen. Sie alle drehen sich um die Selbsteinschätzung von Führungskräften. Dazu gehören Fragen wie:

  • Wollen die meisten Menschen so sein wie du?
  • Machst du selten Fehler?
  • Bist du zu talentiert, um bescheiden zu sein?

Die Testteilnehmer müssen dazu lediglich sagen, ob die Aussage auf sie zutrifft oder nicht. Am Ende erhält man dann eine Einschätzung, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass man eine inkompetente Führungskraft ist.

Jetzt kann man sich natürlich denken, dass die Testteilnehmer die Antworten auch faken können. Doch, so glauben die Harvard-Wissenschaftler, das passiere in den seltensten Fällen.

Schließlich sei es sehr unwahrscheinlich, dass eine Person, die selbst sehr viel von sich hält, zu Bescheidenheit neigt oder diese gar vortäuschen will. Noch seltener geben selbstherrliche Chefs ihre Fehler selbst zu.

Damit wäre dieser Test eigentlich ein ideales Tool für Unternehmen, um inkompetente Führungskräfte zu erkennen. Das Problem dabei: Es gibt viel zu wenige Unternehmen, die solche Tests nutzen.

Warum? Die Theorie der Wissenschaftler dazu ist nicht sehr schmeichelhaft für uns alle. Weil, so die Annahme, wir uns viel lieber durch Charisma und eine laute Persönlichkeit blenden lassen (wollen) als wirkliche Führungsqualitäten zu belohnen, nämlich: Kompetenz, Integrität und Bescheidenheit.